Welcome to Our Website

Layanan Penagihan Medis Outsource – Jika Dokter Mengalihdayakan Layanan Penagihan Medis

E-Jasa – Ini adalah keputusan yang sangat sulit bagi dokter mana pun dan sebagian bermuara pada ideologi dan tingkat kenyamanan pribadinya sendiri.

Dokter yang berbasis di rumah sakit hampir selalu lebih baik melakukan outsourcing karena biaya terkait kantor yang tidak akan mereka keluarkan. Sebagai pemilik layanan penagihan medis, Anda mungkin mengira saya secara alami bias terhadap outsourcing. Saya dapat meyakinkan Anda bahwa ini bukanlah masalahnya.

Dokter yang terlalu mengontrol, tidak nyaman atau salah percaya terhadap layanan penagihan hampir tidak mungkin dilakukan. Saya tidak ingin berurusan dengan jenis dokter itu, tetapi saya sepenuhnya menghormati dan memahami sudut pandang mereka. Mengesampingkan semua ideologi, saya ingin mempelajari pro dan kontra dari keputusan yang sulit dan rumit ini.

Saya adalah seorang dokter yang sangat tertarik pada aspek bisnis kedokteran dan saya tidak keberatan menghabiskan waktu saya yang berharga untuk mengelola aspek penagihan medis dari praktik saya.

Jelas, cara terbaik untuk melakukan penagihan adalah melakukannya secara pribadi. Tentunya, melakukannya sendiri mungkin bukan pilihan, tetapi jika Anda bersedia meluangkan waktu dan memiliki minat, saya sarankan Anda melakukan penagihan sendiri. Perlu diingat bahwa sebagian besar pemilik layanan billing dan tentunya karyawan kami memiliki latar belakang medis yang terbatas. Dokter yang mempelajari CPT, secara teratur menghadiri seminar penagihan dan mengikuti perkembangan terbaru tentang perubahan industri adalah ahli penagihan medis utama dalam pandangan saya.

Saya adalah seorang dokter yang sama sekali tidak memiliki waktu atau minat dalam aspek penagihan medis dalam praktik saya. Saya sepenuhnya bergantung pada manajer kantor dan staf penagihan saya.

Sayangnya, sebagian besar dokter berada dalam posisi ini. Bahkan jika mereka tertarik untuk mengikuti semua perubahan dan elemen tagihan medis, kenyataannya adalah sama sekali tidak ada waktu. Mari kita hadapi itu; waktu adalah aset Anda yang paling berharga. Ini seperti memotong rumput Anda sendiri. Anda akan lebih baik secara finansial menemui pasien selama tiga jam pada Sabtu pagi. Saya yakin informasi berikut akan secara dramatis membantu keputusan Anda untuk melakukan outsourcing penagihan atau terus melakukannya sendiri dan dengan keputusan masa depan dalam aspek bisnis kedokteran yang terus berubah.

Pro dan kontra dari outsourcing layanan penagihan medis Anda.

Saya ingin mengawali artikel ini dengan beberapa poin yang jelas tetapi penting. Jika Anda memiliki sistem kontrol, tetap berpikiran terbuka tentang kompetensi manajer kantor Anda, Anda memiliki sistem komputer yang sangat baik, sistem informasi yang tepat dan kantor Anda melakukan pekerjaan yang luar biasa dalam mengumpulkan uang Anda, maka tentu saja lakukan tidak melakukan perubahan apa pun. Sebaliknya jika Anda berencana untuk melakukan outsourcing penagihan Anda, pastikan Anda menyewa perusahaan berkualitas. Saya akan meluangkan waktu di akhir artikel ini untuk membahas hal ini lebih lanjut.

Sebagian besar ahli terkemuka setuju bahwa diperlukan biaya sekitar 4,5% dari koleksi bersih untuk menjalankan fungsi penagihan di dalam kantor dokter. Kebetulan, ini juga mendekati biaya sebenarnya.

Secara teoritis, layanan penagihan harus dapat mengumpulkan lebih banyak uang daripada kantor dokter karena itulah kompetensi inti kami. Pertanyaannya adalah berapa banyak lagi? Inilah mengapa saya fokus pada bagaimana memilih layanan penagihan di akhir artikel ini.

Angka-angka

A. Mari kita lakukan matematika dalam model teoritis.

Kami akan mendasarkan angka kami pada praktik yang total piutang kotor adalah $ 100.000 per bulan. Jelas, ini adalah model yang terlalu sederhana yang dirancang untuk mengukur biaya agregat dan atau biaya peluang dari komponen penagihan medis saja.

Biaya Penagihan Gabungan Saat Ini

Pengeluaran internal

Total pendapatan kotor $ 100.000

Beban penagihan saat ini $ 4.500

(4,5%) —————

Pendapatan Bersih $ 95.500

Biaya Penagihan Outsourcing

Total pendapatan kotor $ 100.000

Layanan penagihan saat ini berakhir. $ 7.000

(7,0% koleksi bersih) —————

Pendapatan Bersih $ 93.000

Kenaikan biaya bersih dengan outsourcing = $ 2.500.00

Seperti yang Anda lihat dalam hal ini, model teoretis “semua hal dianggap sama”, praktik Anda akan menyebabkan penurunan pendapatan bersih sebesar $ 2.500 dengan penerapan strategi outsourcing penagihan. Ingatlah bahwa model ini tidak menangani masalah lain yang kurang nyata seperti penggajian Anda yang berkurang, pengeluaran komputer, dll. Pada kenyataannya, biaya bersih bisa secara substansial kurang dari $ 2.500. Banyak dokter akan menganggap ini sebagai harga kecil yang harus dibayar sementara yang lain akan menganggapnya mahal.

5% peningkatan teoretis dalam pendapatan kotor dengan penagihan yang dialihdayakan

Total pendapatan kotor $ 105.000 (peningkatan 5%)

Beban layanan penagihan $ 7,350

(7% koleksi bersih) —————-

Pendapatan bersih $ 97.650

$ 95.500 – $ 97.650 = $ 2.150,00 peningkatan pendapatan bersih.

Seperti yang dapat Anda lihat dari model ini dengan peningkatan koleksi 5%, pendapatan bersih Anda akan meningkat $ 2.150,00 dengan biaya tambahan dari layanan penagihan. Ingatlah bahwa peningkatan 5% dalam pungutan kotor sebenarnya cukup konservatif dan harus mudah diperhatikan

Tercapai dengan layanan billing yang berkualitas.

Tak berwujud

B.Layanan penagihan harus dapat memberi Anda pengurangan yang substansial dalam masalah Anda sehari-hari seperti masalah perangkat lunak manajemen praktik, lebih sedikit karyawan, kerumitan mempekerjakan karyawan yang kompeten, asuransi kesehatan yang lebih sedikit, pelatihan yang lebih sedikit, ECT..dll . Sebaliknya, Anda akan kehilangan kendali atas latihan Anda. Jika layanan penagihan tidak mengumpulkan lebih banyak uang, pengeluaran Anda akan meningkat. Terserah Anda untuk menentukan apakah peningkatan biaya diimbangi dengan penurunan kejengkelan.

keamanan

C. Layanan penagihan harus dapat meningkatkan tingkat keamanan Anda dengan menciptakan sistem check and balances. Sebagai mantan petugas polisi, saya dapat meyakinkan Anda bahwa statistik kejahatan menunjukkan bahwa sebagian besar penggelapan / penipuan / pencurian terjadi dari dalam. Selama penyelidikan, seorang manajer toko untuk Sears and Roebuck Co. pernah mengatakan kepada saya, “pelanggan kami mengambilnya sedikit demi sedikit tetapi karyawan kami mengeluarkannya dalam tong roda” Logika ini juga berlaku untuk kantor dokter. Layanan penagihan dapat memberikan lapisan perlindungan ekstra karena terdapat sistem check and balances independen. Biasanya layanan penagihan adalah bisnis yang cukup besar dengan kontrol internal yang ketat. Organisasi saya Medi-Bill Inc. Beroperasi secara internal mirip dengan lembaga perbankan dengan cara kami menangani dana. Sangat tidak mungkin bahwa kepemilikan firma penagihan medis yang memiliki reputasi baik akan mengambil risiko konsekuensi dari melakukan penipuan terhadap klien.

Sebaliknya, masalahnya sekali lagi bermuara pada kontrol. Dapat dimengerti bahwa banyak dokter yang merasa gelisah karena cek dan korespondensinya dikirimkan langsung ke layanan penagihan. Lebih lanjut yang memperparah dilema ini adalah, “apa yang akan terjadi pada pemeriksaan dan korespondensi setelah perjanjian layanan penagihan diakhiri?” (Sekali lagi, kita akan membahas alternatif untuk ini di akhir artikel)

Teknologi

D. Perangkat lunak manajemen praktik mutakhir merupakan investasi yang sangat mahal. Jika Anda sudah berinvestasi dalam sistem komputer berkualitas tinggi, saya tidak percaya outsourcing penagihan Anda akan masuk akal secara finansial kecuali vendor komputer Anda mengenakan biaya dukungan yang keterlaluan. Jika Anda mempertimbangkan untuk membeli sistem komputer atau sistem manajemen rekam medis, vendor favorit saya yang telah bekerja sama dengan kami selama lebih dari 15 tahun adalah Office Management Solutions (OMS) yang berbasis di Tampa Florida. Nama pemiliknya adalah John Peake dan sejauh ini dia adalah vendor komputer paling jujur ​​dan bereputasi baik yang pernah saya tangani. OMS dapat dihubungi di 813-963-5582 atau http://www.oms-online.com.

Jika Anda perlu memperbarui sistem Anda, membeli sistem baru atau biaya dukungan Anda semakin tinggi, ini mungkin saat yang tepat untuk mempertimbangkan melakukan outsourcing layanan penagihan medis Anda.

Keamanan keuangan

F. Banyak dokter, karena alasan yang jelas tidak ingin manajer / staf kantor mereka memiliki pengetahuan mendalam tentang berapa banyak uang yang dihasilkan oleh praktik tersebut. Layanan penagihan yang bereputasi baik dan dijalankan dengan baik dapat menciptakan tingkat keamanan finansial ini. Skenario kasus terbaik adalah staf Anda hanya melihat pengeluaran Anda dan hanya memiliki pemahaman terbatas tentang pendapatan yang dihasilkan. Ini juga dapat dilakukan secara internal dengan membuat dan mencatat setoran Anda sendiri. Jika Anda akan melakukan penagihan sendiri, saya harus menekankan pentingnya keamanan finansial. Anda harus menciptakan sistem keamanan finansial. Jika Anda tidak punya waktu untuk membuka surat sendiri dan melakukan setoran, Anda pasti bisa menjadi calon outsourcing. Banyak bank menawarkan “kotak kunci” di mana Anda dapat mengarahkan cek dan korespondensi Anda. Layanan lockbox bank umumnya cukup mahal. Mereka biasanya mengenakan biaya sekitar .25 per salinan. Anda juga dapat memilih untuk mengeluarkan P.O. Kotak terletak berdekatan dengan perusahaan penagihan Anda. Dengan cara ini Anda tetap memegang kendali atas cek dan korespondensi Anda.

Agen penagihan

G. Banyak layanan penagihan memiliki atau memiliki hubungan afiliasi dengan agen penagihan. Anda pasti ingin menghindari situasi ini. Pastikan layanan penagihan Anda memberi Anda laporan bulanan yang berisi informasi yang tepat tentang rekening tunggakan yang memungkinkan manajer kantor Anda mengirimkan informasi tersebut dengan benar ke agen penagihan pilihan Anda. Menurut pendapat saya, layanan penagihan yang memiliki agen penagihan atau menjalin hubungan afiliasi yang erat dengan mereka tidak etis dan harus dihindari dengan cara apa pun. Meskipun hampir tidak mungkin menemukan agen penagihan yang tidak memiliki hubungan dengan layanan penagihan medis, hal yang saya coba sampaikan adalah memastikan bahwa layanan penagihan Anda independen dan Anda memiliki kebebasan untuk memilih agen penagihan Anda. pilihan. Hubungan ini menyajikan skenario di mana layanan penagihan dapat dengan mudah mengejar akun yang mudah dikumpulkan dan memungkinkan akun yang lebih sulit tetapi masih tertagih untuk jatuh ke tangan agen penagihan yang jelas-jelas mengenakan persentase koleksi yang jauh lebih tinggi. Sekali lagi, mudah untuk melihat bagaimana a b

layanan illing dapat memfasilitasi atau mengikis rasa kendali Anda. Agen penagihan paling bereputasi baik yang pernah saya tangani adalah perusahaan yang disebut Biro Informasi Koleksi (CIB). Saya telah berbisnis dengan mereka selama bertahun-tahun dan mereka tidak pernah mencoba menjalin hubungan afiliasi dengan perusahaan saya. CIB dapat dihubungi di 1-800-231-3514, hubungi sandy Lopez.

Berbagai jenis layanan penagihan

Ada tiga jenis layanan penagihan.

* Biaya per klaim

* 50/50

* Pelayanan penuh

Biaya per klaim, layanan penagihan mengenakan tarif tetap per klaim. Biaya umumnya berkisar antara $ 1,25 hingga $ 5,00 per klaim tergantung pada layanan yang diberikan.

Keuntungan:

· Mungkin bermanfaat untuk praktik baru yang belum sepenuhnya menerapkan sistem komputer atau masih mencoba memutuskan apakah akan melakukan outsourcing.

· Praktik dengan sistem komputer lama atau usang

· Biaya per klaim yang relatif murah

· Sangat baik untuk praktik yang memiliki masalah dengan hanya satu kelompok pembayar tertentu seperti Medicare atau pembayar yang memerlukan pengajuan klaim elektronik

· Dokter berencana untuk pensiun dalam satu tahun

· Sangat fleksibel

· Praktik volume rendah

· Lebih sedikit karyawan

Kekurangan:

* Mahal untuk latihan volume tinggi

* Integritas piutang yang buruk

* Kurangnya sistem informasi

* Kurang kontrol

50/50

Layanan penagihan 50/50 memasang terminal / terminal komputer di kantor Anda. Layanan penagihan melakukan bagian dari proses penagihan sementara kantor Anda melakukan bagian lainnya. Seperti yang mungkin dapat Anda ketahui dari daftar kerugian saya, ini menurut pendapat saya adalah jenis layanan penagihan yang paling tidak diinginkan.

Keuntungan:

· Lebih murah daripada layanan penagihan layanan penuh

· Hindari pembelian perangkat lunak manajemen praktik

· Menciptakan sistem check and balances

· Lebih sedikit karyawan

Kekurangan:

* Biaya penyiapan tinggi

* Akuntabilitas rendah dari layanan penagihan

* Kurang kontrol

* Masalah Komunikasi (semua masalah pengumpulan akan disalahkan pada kantor Anda)

* Staf Anda mungkin akan tetap melakukan sebagian besar pekerjaan

* Sangat bergantung pada Internet

* Kehilangan data

* Masalah HIPPA

Pelayanan penuh

Keuntungan:

· Sepenuhnya menghapus proses penagihan dari kantor Anda

· hubungan simbiosis

· Hindari sistem komputer yang mahal

· Sistem check and balances

· Lebih sedikit karyawan

Kekurangan:

· Mahal

· kehilangan kendali

· Hubungan pasien

· Hubungan agen penagihan

Haruskah saya melakukan outsourcing daftar periksa penagihan saya: Jika Anda menjawab ya untuk sebagian besar pertanyaan berikut, maka Anda mungkin harus mempertimbangkan untuk melakukan outsourcing?

· Apakah tingkat pengumpulan Anda secara keseluruhan menurun?

· Apakah piutang Anda terlalu tinggi?

· Apakah Anda mengalami peningkatan jumlah klaim yang ditolak?

· Apakah tingkat frustrasi Anda secara keseluruhan terkait dengan kantor penagihan / bisnis Anda sangat tinggi?

· Apakah Anda menghadapi investasi modal besar dalam perangkat keras atau perangkat lunak baru?

· Apakah biaya dukungan komputer Anda tinggi?

· Apakah Anda mengalami kesulitan menjaga atau mempekerjakan staf penagihan berpengalaman?

· Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu pada aspek bisnis kedokteran?

· Apakah Anda khawatir staf atau manajer kantor Anda mengetahui penghasilan Anda?

· Apakah Anda sepenuhnya bergantung pada manajer kantor Anda?

· Apakah Anda berencana untuk mengembangkan latihan Anda?

· Apakah Anda yakin bahwa struktur biaya praktik Anda terlalu tinggi?

· Apakah Anda memiliki beberapa karyawan yang melakukan tugas yang dapat ditangani oleh satu manajer yang lebih berpengalaman?

· Apakah sistem komputer Anda sudah usang?

· Apakah perangkat keras, perangkat lunak, dan teknologi informasi mengganggu jalannya praktik Anda?

Bagaimana cara memilih layanan penagihan?

1. Layanan harus sesuai atau melengkapi ukuran praktik Anda yang sebenarnya. Cobalah untuk mendapatkan ide dasar tentang ukuran perusahaan. Praktik tunggal kemungkinan besar akan lebih berhasil dengan firma penagihan kecil hingga menengah. Jelas, seorang praktisi keluarga tunggal mungkin tidak akan dilayani dengan baik oleh perusahaan yang diperdagangkan secara publik.

2. Hindari kontrak yang mengikat jangka panjang. Anda bebas untuk mengakhiri perjanjian Anda kapan saja dalam waktu 30 hari dengan pemberitahuan tertulis. Perjanjian tersebut harus secara jelas menjelaskan apa yang akan dilakukan masing-masing pihak untuk pihak lain. Pastikan perjanjian tersebut memastikan bahwa setelah pengakhiran Anda akan menerima laporan piutang dagang yang sangat rinci [didaftarkan oleh masing-masing pasien].

3. Minta referensi dan hubungi penyedia lainnya!

4. Menanyakan / menyelidiki pemilik sebenarnya dari perusahaan. Minta untuk berbicara langsung dengan pemiliknya.

5. Hindari perusahaan yang menawarkan terlalu banyak jenis layanan. Penagihan medis adalah bidang yang sangat terspesialisasi. Perusahaan yang menawarkan, layanan agen penagihan, penggajian, konsultasi keuangan, konsultasi pajak, asuransi malpraktek, layanan pemasaran, dll. Menurut saya, tidak cukup fokus pada apa yang harus mereka lakukan. Kumpulkan uang Anda!

6. Tanyakan kepada dokter lain. Tetaplah berpikiran terbuka tentang yang satu ini karena dokter yang senang dengan perusahaan penagihan mereka tidak selalu ingin mereka berkembang dan umumnya suka tidak menonjolkan diri tentang masalah ini.

7. Apakah layanan penagihan dijual? Try untuk memastikan apakah perusahaan tersebut baru saja dijual atau tidak. Dalam kontrak / perjanjian Anda, Anda harus meminta untuk diberitahu dalam waktu 30 hari setelah penjualan yang tertunda. Dalam pengalaman saya, layanan penagihan terus-menerus dibeli dan dijual. Terkadang akuisisi adalah hal yang positif tetapi seringkali merger / akuisisi dapat sangat merugikan. Anda setidaknya harus diberi tahu dan diberi waktu yang cukup untuk membuat keputusan yang tepat tentang apakah Anda akan tetap di perusahaan baru atau memilih yang lain.

8. Di mana cek dan korespondensi Anda akan dikirimkan? Masalah yang sensitif dan penting ini tidak perlu serumit kelihatannya. Banyak dokter karena alasan yang jelas enggan mengizinkan cek dan korespondensi diteruskan langsung ke layanan penagihan mereka. Beberapa layanan penagihan yang memiliki reputasi dan kualitas tinggi bahkan tidak akan memberikan layanan kepada klien yang bersikeras agar cek dan korespondensi dikirimkan kepada mereka secara langsung. Saya ingin meluangkan waktu sejenak untuk membahas masalah penting ini dan menjelaskan konsekuensi tepatnya di mana cek dan korespondensi Anda akan dikirimkan. Menjaga integritas piutang Anda sangat penting! Jika kantor Anda secara rutin gagal mengirimkan salinan cek dan korespondensi dengan benar ke perusahaan penagihan Anda, praktik Anda bisa berada dalam bahaya besar kehilangan kendali atas piutang. Jika piutang Anda adalah untuk mempertahankan kemiripan integritas keuangan, penting bahwa karyawan layanan penagihan tidak menghabiskan waktu dan tenaga yang berharga untuk menindaklanjuti klaim yang telah dibayar dan tidak diteruskan dengan benar kepada mereka. Maklum, layanan Anda bahkan mungkin memandang ini sebagai upaya yang disengaja untuk mengurangi komisi mereka. Sekali lagi, kotak kunci bank memberikan alternatif yang baik untuk dilema ini. Beberapa praktik memecahkan masalah ini dengan mengarahkan semua pemeriksaan dan korespondensi ke P.O. Kotak yang memisahkan EOB dari surat perusahaan lainnya. Cek dan korespondensi dikirimkan ke layanan penagihan, “belum dibuka” setiap dua minggu. Ini adalah kompromi yang sangat baik dan menciptakan sistem kontrol. Ada banyak opsi lain yang mungkin tetapi hal penting untuk diingat adalah bahwa SATU entitas harus sepenuhnya bertanggung jawab atas validitas dan integritas EOB Anda.

9. Pastikan semua cek dan korespondensi diterbitkan di bawah nomor identifikasi pajak Anda dan dibayarkan kepada Anda! Pastikan kontrak / perjanjian Anda menetapkan bahwa layanan penagihan tidak akan menandatangani balik atau mencoba untuk menandatangani cek dan korespondensi Anda.